Generalnie każda osoba uzyskująca dochody na terenie Niemiec, emeryci pobierający niemiecką emeryturę lub rentę oraz osoby otrzymujące niemieckie świadczenia socjalne (np. zasiłek dla bezrobotnych) powinny złożyć roczną deklarację podatkową do właściwego Urzędu Finansowego.
Właściwość Urzędu określa się według ostatniego zameldowania w Niemczech. Od tej reguły wyjątek stanowią pracownicy polskich firm ogólnobudowlanych, które zostały przydzielone do jednego z 4 Urzędów rozliczających podatników (pracowników) tychże firm. Są to: Finanzamt Oranienburg, Finanzamt Cottbus, Finanzamt Hameln oraz Finanzamt Noerdlingen (Bayern). Przynależność określona jest wg nazw firm i liter alfabetu: litery A-G obsługuje Urząd Hameln (Niedersachsen), litery H-L obsługuje Urząd Oranienburg, litery M-T obsługuje Urząd Cottbus, a litery S-Z to właściwość Urzędu Noerdlingen (Bayern).
Termin rozliczenia się z niemieckim fiskusem to 31.07 – do tego dnia powinna wpłynąć roczna deklaracja za rok poprzedni. Wszyscy podatnicy podlegający obowiązkowi rozliczenia za 2020 r. – powinny zatem złożyć zeznanie podatkowe za 2020 r. w terminie do 31.07.2021. Termin złożenia rozliczenia można jednak przesunąć, zawiadamiając właściwy Finanzamt. Jeśli jednak podatnik otrzyma od swojego Urzędu wezwanie do złożenia deklaracji podatkowej za dany rok – należy bezwzględnie przestrzegać terminu tam określonego i obowiązkowo złożyć wymagane zeznanie. Brak reakcji na takie wezwanie skutkuje wydaniem decyzji za rozliczenie (Bescheid) na podstawie tzw. oszacowania (Schätzung). Jest ono skrajnie niekorzystne (nie zawiera żadnych ulg i odliczeń, przyjmuje szacunkowe dochody uzyskane w PL) i zazwyczaj kończy się wyliczeniem dopłaty podatku.
Niemieckie Urzędu Finansowe nie mają ustawowego terminu na wydanie decyzji za rozliczenie i wypłatę zwrotu podatku. Zatem czas oczekiwania w Urzędach jest różny i waha się z reguły do 3 do 6 miesięcy. Czasami bywa jednak dłuższy. Teoretycznie niemiecki Finanzamt na nieograniczony czas na wydanie decyzji podatkowej. Jedyną konsekwencją jaką ponoszą Urzędy za bardzo przewlekłe rozpatrywanie sprawy, są ustawowe odsetki (Zinsen) jakie zostaną wypłacone podatnikowi razem ze zwrotem podatku (dotyczy sytuacji, gdy decyzja o zwrocie podatku została wydana 15 miesięcy od pierwszego dnia roku, w którym najwcześniej można było złożyć zeznanie podatkowe).
O zwrot podatku w Niemczech można się ubiegać do 4 lat wstecz. Do końca 2021 roku można składać rozliczenie za rok 2017.
Do rozliczenia się z niemieckim Urzędem niezbędny jest Lohnsteuerbescheinigung (zaświadczenie podatkowe). Jest to dokument o zarobkach, który pracownik otrzymuje od swojego pracodawcy po zakończeniu stosunku pracy lub na po zakończeniu roku podatkowego. Na jego podstawie można przygotować prawidłowo deklarację podatkową i złożyć ją w Urzędzie. Wydanie tego dokumentu pracownikowi należy do obowiązków pracodawcy. Od kilku sezonów na każdym z pracodawców spoczywa obowiązek elektronicznej przesyłki danych o zarobkach pracownika do właściwego Urzędu (w terminie do 28.02 za rok poprzedni). Dzięki temu Finanzamt ma wszystkie dane dot. zarobków czy odprowadzonych podatków każdego pracownika. W niektórych przypadkach może się zdarzyć, że pracownik nie otrzyma od pracodawcy Lohnsteuerbescheinigung i będzie to zgodne z przepisami. Sytuacja ta dotyczy pracowników (najczęściej sezonowych, branż rolniczych, ogrodniczych), którzy opodatkowani są ryczałtowo (tzn. podatek dochodowy z pensji odprowadzany jest na zasadzie ryczałtu do Urzędu).
Na szczególną uwagę wypełnienia swojego obowiązku rozliczenia z niemieckim Urzędem powinny zwrócić osoby, które:
- otrzymywały od pracodawcy kwoty (dodatki) wolne od podatku (tzw. dodatki Steuerfrei, np. na przejazdy do pracy, zmiany budów/miejsc pracy w trakcie roku, przejazdy do rodziny do Polski;
- posiadały 3 klasę podatkową (Steuerklasse 3);
W/w osoby mają obowiązek złożyć rozliczenie podatkowe. Brak rozliczenia z Urzędem, powoduje, że w pierwszej kolejności to właśnie te osoby są wzywane przez niemieckie Urzędy. Wiąże się to z prostym faktem, iż zaliczki na podatek od wynagrodzenia są sporo niższe niż normalne i Urząd w trakcie sprawdzenia deklaracji podatkowej (oraz zastosowanych ulg) weryfikuje ich zasadność.